Làm thế nào để tăng 3 lần hiệu quả công việc ?

Đã bao giờ bạn trải qua việc nhìn lại một tuần làm việc với cảm giác thất vọng khi bạn không làm nhiều như là bạn vẫn hy vọng ? Khi xây dựng một sự nghiệp thành công hay một công việc kinh doanh, thời gian của bạn là tài sản giá trị nhất, và nguồn thu nhập của bạn là kết quả trực tiếp của việc bạn sử dụng thời gian ra sao. Bạn không thể mua thêm thời gian bạn có và kim đồng hồ thì luôn chạy. Cách đây vài năm, mình khám phá ra một phương pháp đơn giản cho phép mình tăng gần như 3 lần hiệu quả công việc của mình và trong bài viết này mình sẽ chia sẻ cho các bạn vài ý tưởng mà mình áp dụng để tăng hiệu suất công việc mà không làm việc vất vả hay nhiều hơn những gì bạn đang làm.

Giữ chi tiết thời gian biểu

Bước đầu tiên để quản lý tốt hơn thời gian là tìm ra cách bạn đang sử dụng thời gian ra sao. Đo thời gian là một cách hiệu quả để làm điều này, thực hiện nó chỉ trong một ngày bạn sẽ lập tức nhìn nhận được bạn đang tiêu tốn thời gian vào việc nào. Việc đo cũng đủ để chuyển thói quen không nhận thức sang một cách có nhận thức, nơi bạn có cơ hội để xem xét cẩn thận và thay đổi chúng.

Làm cách nào để ghi lại thời gian. Ghi lại thời gian trong ngày khi bạn bắt đầu và ngừng bất cứ hoạt động nào. Bạn có thể làm điều này trong khi bạn làm việc hay cho toàn bộ một ngày. Vào cuối ngày, phân loại tất thời gian cho các hoạt động, và tìm ra phần trăm thời gian của bạn được sử dụng cho mỗi hoạt động. Nếu bạn muốn hoàn hảo, thực hiện điều này trong vòng một tuần, và tính phần trăm toàn bộ thời gian bạn sử dụng cho mỗi hoạt động. Hãy chi tiết nhất nếu có thể. Ghi lại bao nhiêu thời gian bạn đọc email, đọc báo, lướt mạng, gọi điện, ăn, tắm. Mình thường kết thúc một ngày với 50-100 khoảng thời gian chia nhỏ.

Bạn có thể ngạc nhiên khi khám phá rằng bạn chỉ dành một phần nhỏ thời gian để làm những gì bạn đang coi là đang làm. Nghiên cứu chỉ ra rằng trung bình một nhân viên văn phòng chỉ làm việc 1.5 giờ mỗi ngày. Thời gian còn lại đựơc sử dụng vào việc tạo mối quan hệ xã hội, nghỉ giải lao, ăn, giao tiếp, chuẩn bị giấy tờ, và làm rất nhiều những công việc không liên quan khác. Thời gian trung bình một người làm việc bắt đầu là từ 11 :00 sáng và bắt đầu giảm vào khoảng 3 :30 chiều.

Phân tích kết quả

Lần đầu tiên mình thực hiện việc ghi lại thời gian, mình chỉ hoàn thành 15 giờ thực sự giá trị cho công việc trong một tuần dù mình giành 60 giờ trong phòng làm việc. Mặc dù mình đựoc coi là người làm việc hai lần hiệu quả hơn so với một người làm việc văn phòng, mình vẫn bị bối rối bởi kết quả. Vậy thì 45 giờ khác mình làm gì ? Thời gian mình ghi lại chỉ ra tất cả thời gian rò rỉ mà mình không nhận thức được – kiểm tra thư điện tử quá thường xuyên, làm những nhiệm vụ quá hoàn hảo mà việc đó không cần làm, đọc quá nhiều tin tức, giành quá nhiều thời gian cho ăn uống, không chống nổi những sự gián đoạn có thể ngăn cản được…

Tính hệ số hiệu quả cá nhân

Khi mình nhận ra rằng mình giành 60 giờ tại nơi làm việ nhưng chỉ làm việc 15 giờ cho công việc hiện tại, mình bắt đầu tự hỏi bản thân một số câu hỏi thú vị. Lương tháng và cảm giác hoàn thành phụ thuộc chỉ vào 15 giờ, không vào toàn bộ thời gian mà mình dành ở nơi làm việc. Vì vậy mình quyết định ghi lại hệ số hiệu quả công việc bằng ngày như là khoảng thời gian mình sử dụng cho công việc hiện tại và tổng số thời gian mà mình ở tại phòng làm việc. Khi mình chắc chắn phiền lòng mình chỉ làm việc 25% thời gian, mình cũng nhận ra rằng thực sự điên rồ khi làm việc thật lâu tại văn phòng.

Đây là công thức :

Tỷ lệ hiệu suất = thời gian làm việc thực sự/Thời gian ở văn phòng

Giảm thời gian làm việc của để bắt tăng hiệu quả

Nếu bạn cố gắng rèn luyện bạn làm một việc mà bạn không thực sự thích làm thì bạn chắc chắn sẽ thất bại. Đó là kết quả tự nhiên mình trải qua khi mình cố gắng bắt ép mình làm việc nhiều hơn. Thực tế, cố gắng làm việc chăm chỉ hơn giảm động lực và làm cho tỷ số hiệu suất của mình giảm xuống. Vì vậy mình buộc cố gắng thử phương pháp ngược lại. Ngày tiếp theo mình chỉ cho phép bản thân mình ở văn phòng 5 giờ, và thời gian còn lại trong ngày mình cho phép rời khỏi nơi làm việc. Một điều thú vị đã xảy ra, như là mình chắc chắn có thể tưởng tượng được. Trí não mình phải ý thức rằng rằng thời gian làm việc là tài sản khan hiếm do vậy vì mình làm việc phần lớn toàn bộ 5 giờ và có hiệu quả vượt qua 90%. Mình tiếp tục trải nghiệm điều này cho thời gian còn lại trong tuần và kết thúc với 25 giờ làm việc với chỉ 30 giờ ở văn phòng, với tỷ số hiệu quả công việc là 80%. Vì vậy mình có khả năng giảm thời gian ở lại phòng làm việc tới 30 giờ trong khi vẫn có 10 giờ phụ thêm làm việc thực sự. Nếu bảng thời gian của bạn đưa ra tỷ số hiệu suất công việc thấp, cố gắng giảm thời gian tổng thể làm việc cho ngày đó và xem điều gì đang xảy ra. Một khi bộ não của bạn nhận ra rằng thời gian của bạn là quý giá, bạn đột nhiên trở lên rất hiệu quả bởi vì bạn phải hiệu quả. Khi bạn có giới hạn thời gian hạn hẹp, bạn luôn tìm cách để làm việc tốt. Nhưng khi bạn có cả thời gian trong thế giới này, không hiệu quả thì thật dễ dàng.

Tăng dần thời gian làm việc trong khi duy trì điểm đỉnh hiệu quả.

Qua một vài tuần, mình có khả năng giữ tỷ số hiệu quả của mình trên 80% trong khi tăng dần thời gian tại nơi làm việc. Mình có khả năng duy trì tỷ số này trong vòng nhiều năm, và mình thường có 40 giờ thực sự làm việc cho mỗi tuần trong khi mình chỉ dành 45 giờ ở nơi làm việc. Mình thấy rằng đây là tỷ số tối ưu cho bản thân mình. Nếu mình cố gắng dành nhiều thời gian ở nơi làm việc, thì hiệu quả công việc của mình giảm nhanh chóng. Điều thú vị là phương pháp cho phép tối ưu hiệu quả tại nơi làm việc cũng tạo ra một sự cân bằng lớn trong những mặt khác của cuộc sống. Thậm chí khi mình sử dụng cách thức này để tăng ba lần hiệu quả công việc kinh doanh, mình vẫn giành một khoảng thời gian lớn cho việc theo đuối những thú vui cá nhân.

Ghi lại thời gian là một sự lựa chọn thông minh để đảm bảo hiệu quả tối ưu mà không phải tăng giờ làm việc của bạn. Bạn chỉ cần ghi lại thời gian một cách định kỳ cũng có được lợi ích. Cứ 3-6 tháng mình làm điều này trong vòng 1 tuần, và cách làm này tạo nên sự thay đổi lớn cho mình, luôn cung cấp cho mình những sự khác biệt mới. Nếu mình không ghi lại thời gian trong khoảng một thời gian dài, hiệu quả công việc của mình sẽ giảm và mình sẽ quay lại những thói quen làm mất thời gian mà mình không có nhận thức được. Khi bạn cảm thấy hiệu quả công việc của bạn thấp hơn những gì bạn muốn, tăng sự nhận thức của bạn bằng việc ghi lại thời gian, đo hiệu suất công việc và sau đó tối ưu hóa hiệu suất để tăng hiệu suất. Đo thời gian là một hoạt động đòn bẩy cao bởi nó lấy của bạn ít thời gian và công sức để thực hiện nhưng sự trả công về lâu dài là to lớn.

Bài viết này được dịch từ bài viết «Triple Your Personal Productivity» trên blog của Steve Pavlina. Từ « mình » trong bài viết này là Steve Pavlina