Bạn có thể quen với ý tưởng thiết lập các ưu tiên. Bạn nhìn vào danh sách công việc hay nhiệm vụ sắp xếp theo trình tự từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất. Sau đó bạn tập trung vào việc làm những công việc quan trọng nhất trước khi xử lý những công việc kém quan trọng hơn. Điều này không có gì ngạc nhiên.

Nhưng giả sử nếu bạn có những ưu tiên mới đến với cuộc sống của bạn, và ưu tiên này cần sự đầu tư thời gian khá quan trọng. Có thể bạn bắt đầu một chương trình luyện tập thể thao và bạn muốn dành vài tiếng mỗi ngày để thực hiện. Nhưng bạn không có bất kỳ khoảng thời gian trống để thêm chương trình luyện tập thể thao này vào danh sách những hoạt động hằng ngày của bạn. Ý tưởng về thời gian rảnh rỗi thì khá ngờ nghệch. Bạn luôn sử dụng thời gian để làm điều gì đó dù đó chỉ là những hoạt động giải trí hay nghỉ ngơi.

Vì vậy cách tốt nhất mà bạn có thể thêm một việc gì đó đó vào trong cuộc sống của bạn là loại bỏ những kế hoạch cũ. Bạn đã lấp đầy 24h mỗi ngày với các hoạt động khác nhau, dù thời gian đó giành cho việc ngủ, làm việc hay nghỉ ngơi hay thậm chí đơn giản là thời gian bạn lười biếng. Bạn không thể nhồi nhét thêm một giờ và tạo ra một ngày 25 giờ.

Vấn đề xảy ra khi bạn cố gắng thử 25 giờ cho 24 giờ mỗi ngày. Một giời đó phải được lấy từ một nơi nào đó. Phần lớn mọi người không quyết định 1 giờ này đến từ đâu. Họ có thể hoạch định thời gian nhưng họ không nhận thức về việc bị thay thế để có khoảng thời gian đó. Điều này có thể làm họ cảm thấy lo âu và bị tràn ngập bởi các lý do không rõ ràng và điều này thường dẫn đến tình trạng trì hoãn. Có thể các hoạt động bị thay thế thì quan trọng hơn bạn nhận ra điều đó.

Ý tưởng của việc sắp xếp các kế hoạch kém ưu tiên có nghĩa là bạn chọn lựa một cách có nhận thức và có suy nghĩ những việc cần phải loại bỏ khỏi danh sách khi bạn bắt đầu bắt đầu một kế hoạc mới. Vì vậy nếu bạn muốn thêm 30 phút tập luyện thể thao mỗi ngày, 30 phút này đến từ đâu ? Liệu nó có thể đến từ thời gian ngủ, thời gian với gia đình, thời gian giải trí, thời gian suy nghĩ …?

Lý tưởng nhất là khi bạn thêm những kế hoạch mới cho cuộc đời bạn, bạn xóa bỏ những việc kém ưu tiên hơn. Giống như bạn lập danh sách những gì là quan trọng cho cuộc sống, bạn cũng có thể lập một danh sách những công việc kém quan trọng nhất đối với bạn. Hãy ghi lại những gì không quan trọng mà bạn làm mỗi ngày. Nơi nào bạn có thể lấy thời gian từ những việc không quan trọng để giành cho những việc quan trọng hơn ? Bạn có thể thổi không xem ti vi để giành thời gian cho việc đọc sách ? Bạn có thể ngừng lướt những trang web vô bổ và giành nhiều thời gian hơn để suy nghĩ ?

Đôi khi sắp xếp những kế hoạc kém quan trọng là cả một thách thức. Khi bạn đã có một cuộc sống cân bằng, và bạn muốn bắt đầu một kế hoạch mới, bạn có thể thấy khó khăn trong việc cắt giảm thời gian từ các hoạt động bạn đang làm bởi vì mọi thứ dường như đều quan trọng. Mình gặp phải vấn đề này khi bắt đầu viết một cuốn sách. Đó là một dự án lớn, và mình hiện đang giành 40 giờ/tuần cho nó. Đó là 40 giờ mà mình đã lập kế hoạch hằng tuần để hoàn thành dự án này – một khối lượng thời gian rất lớn. Lúc mới bắt đầu mình ngây thơ cố gắng xếp công việc này vào thời gian biểu đã dầy đặc mà không nhận thức được 40 giờ của hoạt động nào mà mình phải từ bỏ. Mình giành 10 giờ một cách có nhận thức, vì vậy mà mình phải cố gắng đánh vật với khối lượng công việc cho 70 giờ trong 40 giờ. Một cách hiển nhiên, điều này không hiệu quả. Mình phải tìm kiếm 30 giờ và cần phải liệt kê những ưu tiên. Đôi khi thời gian này đến từ việc ngủ, đến từ thời gian với gia đình, nhưng phần lớn là đến từ công việc khác. Mình phải bắt đầu bỏ qua rất nhiều cơ hội kinh doanh mà thông thường mình không bỏ qua. Mình phải bắt đầu nói không nhiều hơn. Hiện tại thực tế hằng tuần mình phải nói không với ít nhất hai hay ba cơ hội kinh doanh. Về lâu dài mình sẽ không bao giờ hoàn thành cuốn sách của mình nếu mình nói « CÓ » mọi lúc. Và dự án cuốn sách thì quan trọng hơn toàn bộ những dự án nhỏ khác.

Bạn cần biết cái gì là quan trọng và cái gì là không quan trọng đối với bạn. Ví dụ, giả sử bạn đang làm một công việc toàn thời gian và quyết định bắt đầu một công việc kinh doanh mới. Rất nhiều người bắt đầu việc kinh doanh trong khoảng thời gian rỗi cùng với việc giữ công việc chính toàn thời gian. Và điều này dường như tốt với một số người. Thời gian rỗi dẫu sao không thực sự tồn tại, vì vậy thời gian nào phải được thay thế ? Thường là thời gian với gia đình, thời gian giải trí. Vì vậy nếu bạn bắt đầu công việc kinh doanh mới với 2 giờ mỗi ngày, bạn không chỉ tăng toàn bộ thời gian làm việc bởi 2 giờ mà bạn giảm thời gian nghỉ ngơi 2 giờ. Điều này thường làm cho cuộc sống của bạn mất cân bằng và dẫn đến quá tải về tinh thần và thể lực. Mình thú thận cũng đã rơi vào tình huống này nhiều lần.

Một cách khác để đối phó với tình huống này là lấy khoảng thời gian cho công việc kinh doanh từ thời gian làm việc của bạn hiện tại. Phụ thuộc vào quan điểm nào phù hợp với bạn, bạn có thể chia lại thời gian của bạn, thay đổi sang làm việc bán thời gian, thôi hoàn toàn công việc hiện tại và làm kinh doanh với toàn bộ thời gian, sử dụng thời gian nghỉ ngơi của bạn để lấy 1 ngày mỗi tuần cho công việc kinh doanh, hay giành một khoảng thời gian trong công việc hàng ngày của bạn để cho công việc kinh doanh mới…Hiển nhiên là những phương pháp này sẽ thay đổi nguồn thu nhập nhưng đối với rất nhiều người đó là cách lựa chọn tốt hơn là việc lấy quá nhiều thời gian nghỉ ngơi.