Baì này viết tiếp bài « Làm ngay lúc này – Phần 1″

6/Chọn lựa khắt khe

Vứt đi mọi thứ làm mất thời gian của bạn. Áp dụng nguyên tắc « Khi bạn đắn đo, hãy vứt bỏ nó đi ». Loại bỏ đăng ký tạp chí không hữu ích. Nếu bạn có tạp chí mà hai tháng qua bạn không đọc, hãy vứt nó đi, nó có thể không có giá trị để bạn đọc. Hãy nhận thức rằng không có gì là miễn phí nếu nó tiêu tốn thời gian của bạn. Trước khi bạn đăng ký cho bất kỳ dịch vụ nào hãy tự hỏi nó sẽ lấy đi của bạn bao nhiêu thời gian. Mọi hoạt động đều có một cái giá phải bỏ ra. Hãy hỏi « Liệu hoạt động này có đáng để mình cống hiến thời gian cho nó ? »

Hồi còn đi học mình cảm thấy hụt hẫng khi phải chọn lựa. Một lần mình nói với giáo sư rằng mình quyết định không làm dự án máy tính của giáo sư vì mình cảm thấy rằng nó không xứng đáng để mình tiêu tốn thời gian. Dự án cần khoảng 10-20 giờ mà không dậy cho mình thêm kiến thức gì ngoài những gì mà mình đã biết. Dự án này chiếm 10% điểm số, hậu quả tồi duy nhất là mình sẽ nhận được điểm A- thay vì A. Mình nói với giáo sư rằng mình chấp nhận A-. Mình không cố gắng thỏa thiệp với giáo sư về vấn đề này. Vì vậy điểm chính thức của mình là A- nhưng mình tự cho mình A+ cho việc sử dụng 10-20 giờ cho các việc khác tốt hơn.

Hãy tự hỏi bạn câu « Liệu mình có bắt đầu với một dự án, quan hệ, nghề nghiệp…nếu mình phải làm lại nó và biết những gì mình đã biết ? » Nếu câu trả lời là không, thì hãy loại bỏ ngay khi có thể. Mình biết rất nhiều người có niềm tin « Luôn luôn hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu ». Họ dành hàng năm chỉ để trèo lên một chiếc thang mà cuối cùng nhận ra rằng chiếc thang đưa họ đến một tòa nhà mà họ không mong muốn đến. Hãy nhớ rằng sự thất bại là bạn của bạn. Vì vậy nếu những quyết định của bạn trong quá khứ không còn mang lại cho bạn kết quả mà bạn mong muốn, thì hãy loại bỏ chúng, nhờ vậy bạn có thể làm đến những điều tốt hơn. Không có gì hãnh diện khi cống hiến cả cuộc đời để theo đuổi một mục tiêu không còn truyền cảm hứng cho bạn nữa. Bạn phải liên tục nhìn lại tình huống hiện tại của bạn để quyết định một cách thích hợp những gì bạn sẽ làm tiếp theo. Bất kể điều gì bạn quyết định trong quá khứ đều không thích hợp nếu bạn không xem xét lại quyết định đó cho ngày hôm nay.

7/ Áp dụng nguyên lý 80-20

Có thể bạn biết nguyên lý Pareto 80-20, nguyên lý này nói rằng 20% sự cố gắng cho một nhiệm vụ mang đến 80% giá trị của nhiệm vụ đó. Điều này cũng có nghĩa là 80% sự cố gắng khác chỉ mang lại 20% giá trị cho nhiệm vụ đó. Trên trường đại học, mình rất cương quyết áp dụng nguyên lý này. Có nhiều tuần mình bỏ 40% giờ lên lớp bởi vì ngồi trên lớp học nghe giảng không phải là một cách tốt nhất cho mình để học. Mình từ chối làm bài nếu mình xác định nó không đáng giá thời gian cho mình bỏ ra. Có một lớp học toán mình chỉ có mặt hai lần bởi vì mình có thể học được từ sách nhanh hơn từ việc nghe giảng. Mình chỉ có mặt giữa kỳ và cuối kỳ. Mình có điểm cao nhất trong lớp đó nhưng giáo viên có thể không hề biết mình là ai. Những sinh viên khác áp dụng quy tắc của nhà trường nhưng không nhận ra rằng họ được tự do tự đề ra các nguyên tắc cho họ. Tìm ra phần nào trong cuộc sống của bạn thuộc về 20% và tập trung vào điểm đó. Hãy hoàn toàn nghiêm khắc trong việc từ chối tiêu tốn thời gian vào những việc đơn giản không đưa cho bạn kết quả tối ưu. Đầu tư thời gian của bạn vào nơi mang lại tiềm năng lớn cho bạn.

8/ Quản lý thời gian

Để làm việc một cách hiệu quả bạn cần khoảng thời gian không gián đoạn để bạn có thể hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Khi bạn biết chắc rằng bạn không bị gián đoạn, bạn sẽ hiệu quả hơn rất nhiều. Khi bạn ngồi xuống và tập trung cao độ vào một công việc đặc biệt, hãy dành toàn bộ thời gian vào việc đó mà không làm việc khác. Mình thấy rằng ít nhất giành 90 phút là một khoảng thời gian lý tưởng cho một khối lượng công việc.

Bạn có thể cần phải thảo luận với người khác trong cuộc sống của bạn để có một khoảng thời gian không bị gián đoạn. Nếu cần, hãy báo trước những người đó không gián đoạn bạn trong một khoảng thời gian. Trên trường mình khóa trái cửa phòng ngủ khi mình cần làm việc, vì vậy bạn cùng phòng của mình không thể làm phiền mình. Trong khi mỗi phòng ngủ có hai giường cho hai người, mình trả một khoản tiền nhiều hơn để có thể có cả phòng ngủ cho bản thân. Bằng cách này mình luôn có phòng riêng để làm việc. Khi mình có thời gian để trao đổi, mình để cửa phòng mở, đôi khi mình chơi game với bạn cùng phòng. Nếu bạn thường xuyên phải làm việc trong điều kiện hay bị gián đoạn, điều này ảnh hưởng xấu đến hiệu quả công việc của bạn, hãy thay đổi môi trường bằng bất cứ giá nào.

Đối với nhiều người, nó thì tốt khi chọn một khoảng thời gian hợp lý cho một công việc, mình tìm thấy mình làm việc tốt với một khoảng thời gian dài không bị gián đoạn. Mình cũng thường giành một khoảng thời gian bắt đầu cho một nhiệm vụ nhưng không chỉ định thời gian hoàn thành. Mình đơn giản cho phép mình làm một việc lâu nhất khi mình có thể, cho đến khi mình không chịu nổi cơn đói hoặc những nhu cầu cần thiết khác của cơ thể. Mình thường dùng 6 giờ làm việc cho một dự án mà không nghỉ. Trong khi nghỉ ngơi là lời khuyên mà bạn hay nhận để tăng hiệu quả công việc, mình thấy rằng ý tưởng đó có thể là « tốt » cho những người lao động tồi không động lực và không thể áp dụng cho những công việc với động lực cao và công việc đòi hỏi sáng tạo. Mình tìm thấy rằng nó thì tốt với mình khi tiếp tục giữ xung lượng thay vì thay đổi làm những việc nhỏ hơn mà mình có nguy cơ bị phân tán trong công việc.

Để toàn tâm trong công việc, nghĩa là khi bạn hoàn toàn bị hấp thụ vào công việc và mất khái niệm về thời gian, bạn mất 15 phút để đạt được trạng thái này. Mỗi khi bạn bị gián đoạn, nó lấy bạn 15 phút nữa để trở về với trạng thái toàn tâm với công việc. Một khi bạn đang trong trạng thái toàn tâm với công việc, hãy giữ nó. Đó là trạng thái mà bạn có thể hoàn thành khối lượng lớn công việc. Khi mình trong trọng thái này, mình không có khái niệm về quá khứ hay tương lai. Mình đơn giản cảm thấy mình đang làm việc.

9/Làm việc toàn bộ thời gian bạn làm việc

Trong khoảng thời gian bạn cống hiến cho công việc, không làm gì khác ngoài công việc trước mặt bạn. Không kiểm tra email hay vào các diễn đàn online hay lướt mạng. Nếu bạn không loại bỏ được thói quen này, hãy cắt kết nối mạng trong khi bạn làm việc. Tắt điện thoại của bạn hay đơn giản là không trả lời điện thoại. Đi tắm trước khi bạn bắt đầu và đảm bảo rằng bạn sẽ không đói trong một khoảng thời gian. Đừng rời khỏi ghế của bạn. Đừng nói chuyện với ai trong thời gian này.

Nếu bạn cần có khoảng thời gian nghỉ ngời, hãy nghỉ thực sự mà không làm gì cả. Đừng làm việc nửa vời trong khi nghỉ nếu bạn cảm thấy cần nghỉ ngơi để lấy lại tinh thần. Kiểm tra email và lướt mạng không phải là nghỉ ngơi. Khi bạn nghỉ, nhắm mắt bạn và hít thở thật sâu, nghe âm nhạc và đi ra ngoài một lúc, khoảng 20 phút hay ăn một thức ăn tươi. Nghỉ cho đến khi bạn cảm thấy có khả năng làm việc hiệu quả lại. Khi bạn cần nghỉ ngơi, hãy nghỉ ngơi. Khi bạn cần làm việc, hãy làm việc. Làm việc tập trung 100% hoặc không làm gì cả.

10/Đa công việc

Trong thời đại ngày nay khối lượng kiến thức mới trong một số lĩnh vực thì tăng một cách hết sức nhanh chóng trong khi mọi kiến thức mà bạn biết về công việc của bạn có thể trở lên lỗi thời. Cách duy nhất là thu nhập kiến thức mới một cách nhanh nhất có thể. Có nhất nhiều kỹ năng mà mình sử dụng trong công việc kinh doanh của mình ngày hôm nay không tồn tại thậm chí cách đây 5 năm. Cách tốt nhất mà mình biết giữ là đa công việc khi có thể bởi việc đọc và nghe những chương trình audio.

Khi xem ti vi hãy đọc một tạp chí máy tính. Nếu bạn là một người đàn ông, đọc trong khi cạo râu. Mình thường sử dụng máu cạo râu điện và đọc trong 2-3 phút trong khi cạo râu mỗi ngày. Điều này cho phép mình đọc thêm nhiều bài viết mỗi ngày – và 100 bài viết mỗi năm. Thói quen này thì không dễ khi mới bắt đầu. Đơn giản lấy hai ba tạp chí, in vài bài viết mà bạn không có thời gian để đọc sau đó đặt chúng trong phòng tắm của bạn. Khi bạn đi ra ngoài hãy lấy ít nhất vài bài viết với bạn. Nếu bạn phải xếp hàng trong bưu điện hay trong cửa hàng tạp hóa, hãy lấy các bài viết đó ra và đọc chúng. Bạn có thể sẽ ngạc nhiên về khối lượng kiến thức mà bạn có thể hấp thụ bởi việc đọc trong khi làm những công việc không động não khác.

Hãy lắng nghe các chương trình audio giáo dục khi bạn có thể. Khi bạn lái xe, luôn luôn nghe những chương trình audio. Một cách tốt nhất để tiết kiệm thời gian là học trực tiếp từ những người đã có các kỹ năng mà bạn muốn học. Chương trình audio thường chứa nhiều dụng cụ thực tế hơn là những gì bạn học trên lớp trong các trường đại học. Khi những người có bằng cấp trong marketing hay trong kinh doạnh được dậy bởi các giáo sư đại học, bạn có thể học những bài học này từ những nhà tỷ phú và triệu phú người làm trong thế giới thực.

Đa công việc có lẽ là kỹ năng quan trọng nhất cho phép mình hoàn thành khóa học đại học trong ba kỳ. Tuần làm việc trung bình của mình bao gồm 7 hay 8 tiếng trên lớp. Nhưng vào mỗi thứ ba trong kỳ cuối cùng, mình quay lại lớp học từ 9 giờ sáng đến 10h tối. Bởi vì mình đăng ký 12 môn học mỗi kỳ, mình muốn có nhiều bài thi và dự án trong mỗi tuần. Mình không có thời gian để học ngoài giờ trên lớp bởi vì phần lớn thời gian của mình được sử dụng cho công việc kinh doanh. Vì vậy mình đơn giản phải học mọi thứ ngay trên lớp. Nếu một thầy giáo viết điều gì đó lên bảng, mình nhớ chúng. Trong những môn học thầy giảng chậm hơn, mình vừa nghe giảng trên lớp vừa làm bài tập về nhà, làm công việc lập trình của mình hay xem xét lại thời gian biểu của mình. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều cơ hội trong đa công việc. Khi mình làm bất cứ công việc tay chân nào, như lái xe, nấu ăn, mua sắm hay đi bộ, mình luôn nghe audio hay đọc thức gì đó.

Ý tưởng nhiều công việc dường như trái với lời khuyên bên trên về tập trung vào một việc khi bạn làm việc. Nhưng lời khuyên trên giành cho tập trung vào công việc với tần suất công việc cao mà bạn cần giành toàn bộ năng lượng tâm trí để có thể hoàn thành công việc tốt nhất mà bạn có thể, lời khuyên này giành cho những công việc cường độ thấp hơn nơi mà bạn có khả năng làm nhiều việc trong cùng một khoảng thời gian, như là xếp hàng, nấu ăn, bay hay đi bộ từ điểm A tới điểm B. Không nên làm nhiều công việc một lúc khi nó làm hạ thấp hiệu suất của bạn trong những công việc quan trọng, nhưng nó nên được sử dụng một cách thông minh để có được lợi thế của việc xây dựng những kỹ năng mới. Hãy nghỉ ngơi thực sự khi bạn cần nhưng đừng tiêu tốn thời gian vào trạng thái nửa vời.

11/Nuôi dưỡng bầu nhiệt huyết

Nguồn gốc từ « nhiệt huyết » đến từ Hy Lạp, có nghĩa là « thần thánh ». Mình thực sự thích định nghĩa đó. Mình không tin bạn có thể làm chủ nghệ thuật quản lý thời gian nếu bạn không nhiệt tình với những gì bạn làm với thời gian của bạn. Hãy đi xa hơn những gì thực sự truyền cảm hứng cho bạn. Đừng theo đuổi đồng tiền. Theo đuổi niềm đam mê của bạn. Nếu bạn không say mê công việc của bạn, thì bạn đang phí phạm thời gian. Hãy làm công việc khác. Đừng đấu tranh với chính bản thân bạn nếu công việc hiện tại trở nên nhạt nhẽo. Hãy nhớ rằng thất bại là bạn của bạn. Phí phạm thời gian nhất là làm những gì không làm bạn hạnh phúc. Công việc của bạn phải phục vụ cho cuộc đời bạn mà không phải ngược lại.

Nếu bạn như hầu hết những người khác, bạn có thể tự truyền động lực cho bản thân trong một khoảng thời gian, sau đó bạn quay trở lại với mức độ hiệu suất thấp hơn và thấy rằng khó khăn để tiếp tục với dự án. Công việc dễ dàng như thế nào khi bạn bắt đầu một dự án mới động lực lớn ? Công việc thì khó khăn đến dường nào khi lòng nhiệt tình của bạn không còn ? Phần lớn mọi người thường bi quan cách này hay cách khác, bạn sẽ mất suy nghĩ tích cực theo thời gian trừ khi bạn liên tục nuôi dưỡng lòng nhiệt tình như một nguồn lực của cuộc sống. Mình không tin vào việc bắt ép bản thân làm những điều mà mình không thực sự muốn làm. Nếu mình không còn động lực thì việc bắt mình ngồi xuống và làm việc một cách hiệu quả thì gần như không thể, và làm việc là một cực hình. Khi bạn rất nhiệt tình, bạn sẽ cảm thấy làm việc như chơi.

Khi mình còn là sinh viên, mình không thể để lòng nhiệt tình của mình bị lụi tàn không thì mình sẽ chết. Mình sớm nhận ra rằng mình cần cố gắng một cách có nhận thức để tăng cường lòng nhiệt tình của mình mỗi ngày. Mình luôn luôn mang theo máy ghi âm và khi mình đi bộ từ lớp này sang lớp kia, mình nghe về quản lý thời gian và những bài nói chuyện về động lực. Mình luôn luôn nghe chúng trong khi chạy vào mỗi buổi sáng. Mình giữ động lực của mình ở mức độ cao bằng việc tăng cường lòng nhiệt tình của mình mọi lúc. Thậm chí bạn bè nói với mình là mình sẽ không làm được hay thất bại, nhưng những bài nói chuyện này ảnh hưởng mạnh hơn bởi vì mình không bao giờ làm việc gì trong vài giờ mà không nghe chúng.

Nếu bầu nhiệt huyết của bạn cao, bạn có thể làm việc nhiều hơn và hiệu quả hơn và thậm chí yêu thích những phần công việc khó khăn nhất. Mình nhận thấy rằng bất kỳ khi nào mình muốn đưa công việc kinh doanh của mình lên tầm cao mới, mình phải đưa suy nghĩ của mình lên tầng cao mới trước. Khi suy nghĩ của bạn thay đổi, thì hành động của bạn sẽ thay đổi, và kết quả của bạn sẽ đi theo. Ngoại trừ bạn là người siêu nhân, lòng nhiệt tình của bạn cần được tăng cường hằng ngày. Mình khuyên hoặc là bạn nghe những băng ghi âm hay đọc những cuốn sách, bài viết truyền cảm hứng mỗi ngày ít nhất 15 phút. Một khi mình ngừng làm điều này, mình tự tìm thấy những sự nghi ngờ bản thân và hiệu suất của mình giảm đi. Điều này thực sự thú vị khi việc nuôi dưỡng trí óc hằng ngày của bạn với những món ăn tích cực có thể duy trì lòng nhiệt tình của bạn một cách không thời hạn. Và nếu bạn đa công việc, bạn có thể có được lợi ích của việc này mà không cần đầu tư thêm thời gian cho nó.

12/Ăn và tập thể dụng cho năng lượng tối ưu

Trong mùa hè trước kỳ cuối cùng đại học, mình trở thành người ăn chay và mình nhận ra sự tăng năng lượng và đặc biệt là khả năng tập trung của mình. Trong những năm sau, mình ăn chay hoàn toàn (không ăn sản phẩm động vật) và điều này mang lại cho mình nguồn năng lượng thực sự mới.

Những bạn ăn có thể có ảnh hưởng rất lớn đế hiệu suất của bạn. Sản phẩm động vật cần một khối lượng thời gian và năng lượng để tiêu hóa hơn là thức ăn thực vật và khi cơ thể bạn phải cần năng lượng thêm cho việc tiêu hóa, có nghĩa là bạn mất năng lượng giành cho hiệu suất công việc. Tất nhiên công việc của bạn dường như năng nhọc hơn khi bạn phải tiêu hóa thức ăn có chứa động vật và bạn sẽ dễ bị phân tán hơn. Vì vậy nếu bạn thấy bạn khó tập trung vào công việc sau khi ăn trưa, thức ăn của bạn có thể là thủ phạm. Thậm chí Benjamin Franklin ăn nhẹ vào bữa trưa để có được hiệu quả hơn. Trong khi đồng nghiệp của ông ấy chậm chạp và ngủ vào buổi chiều, ông ấy tiếp tục làm việc một cách hiệu quả thời gian còn lại trong ngày.

Tập luyện thể dục thường xuyên cũng cần thiết để duy trì năng lương và tinh thần sáng suốt một cách cao độ. Trong trường đại học mình thường chạy 30 phút mỗi sáng trước khi ăn sáng. Và tất nhiên là vừa nghe những băng về động lực và giáo dục khi chạy. Mỗi ngày mới giữ mình trong điều kiện thể lực tốt và giúp mình có một cân nặng lý tưởng.

Nếu bạn muốn làm chủ việc quản lý thời gian, điều quan trọng để mài dũa công cụ quản lý thời gian tốt nhất của bạn – cơ thể của bạn. Thông qua chế độ ăn uống và tập luyện, bạn có thể xây dựng khả năng của bạn về việc tập trung cao , vì vậy những công việc khó nhất cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn.

13/Duy trì cân bằng

Mình không nghĩ rằng việc giữ vững được hiệu suất, sức khỏe và hạnh phúc là dễ dàng nếu cuộc sống của bạn không cân bằng. Để vượt trội trong một lĩnh vực nào đó, bạn không thể để cho các lĩnh vực khác đình trệ và kéo bạn xuống. Khi còn ở trường đại học, mình cố gắng một ngày trong tuần có một cuộc sống riêng. Mình tập thể dục, tham gia hội, câu lạc bộ, chơi game và thậm chí có kỳ nghỉ tại Las Vegas trong kỳ cuối của mình. Tỷ lệ quay vòng cao vào giai đoạn cuối « tháng ba chết » là do thiếu sự cân bằng. Tập trung hoàn toàn vào một công việc và tiêu tốn mọi nguồn sống khác của bạn chỉ làm bạn sợ hãi trên đoạn đường dài. Giữ sự cân bằng bằng việc chú ý đến mặt khác của cuộc sống của bạn. Khi bạn xây dựng sự nghiệp, hãy đảm bảo rằng cuộc sống riêng của bạn cũng phát triển tốt.

Có thể sự luyến tiếc lớn nhất của mình là đi qua ba kỳ mà không có một người bạn gái nào trong thời gian này. Trong khi mình có khá nhiều bạn tốt (cả gái lẫn trai), mình tham gia vào các câu lạc bộ và thích các hoạt động xã hội hằng tuần, mình không có đủ thời gian để theo đuổi một quan hệ yêu đương. Mình nhớ một lần có một cô gái mà mình biết muốn theo đuổi quan hệ yêu đương với mình và cô ấy bắt điều giành nhiều thời gian với mình nhưng mình không thể đi tiếp lại bởi vì mình không có thời gian cho việc hẹn hò.

Nếu mình phải làm lại mọi thứ, mình nghĩ thời gian học đại học sẽ tốt hơn nếu mình đăng ký học trong 4 hay 5 kỳ và cho phép mình có bạn gái. Sẽ tốt nếu bạn có một người nào đó để chia sẻ cuộc sống. Nhưng cuối cùng mình cũng có thời gian để hẹn hò sau khi tốt nghiệp. Chỉ trong vòng vài tháng mình đã có bạn gái và 4 năm sau chúng mình đã cưới nhau. Cô ấy và mình học cùng trường trong cùng thời gian nhưng chúng mình chưa khi nào gặp nhau.

Mình tin rằng mục đích chính của quản lý thời gian là cho bạn sức mạnh để làm cuộc sống của bạn nhiều mầu sắc như bạn mong muốn. Bởi khi bạn rõ ràng về những gì mà bạn muốn và sau đó phát triển thu nhập những thói quen cho phép bạn hoàn thành hiệu quả mục đích của bạn, bạn sẽ thích cuộc sống giàu có hơn, có ý nghĩa hơn. Khi mình nhìn lại khoảng thời gian học đại học cách đây hơn một thập kỷ, mình cảm thấy sự bao dung từ tất cả kinh nghiệm đó. Mình đặt ra một mục tiêu rất lớn và trở thành con người tương ứng với sự theo đuổi mục tiêu đó. Đó là khoảng thời gian tốt nhất trong cuộc đời mình.

Nếu bạn ước muốn trở nên hiệu quả hơn, thì hãy thực hiện với ý định cải thiện toàn bộ cuộc sống của bạn từ dưới lên trên. Lý dó để làm chủ thời gian là làm cho cuộc sống của bạn tốt hơn và chuyển hóa nó thành một kinh nghiệm sống. Quản lý thời gian thì không phải là sự cống hiến bản thân và làm những thứ mà bạn không thích. Mà đó là đạt được nhiều hơn những gì bạn đã yêu thích.

Bài viết này được dich từ bài viết «Do It Now» của Steve Pavlina