Trong một ngày làm việc, một nhân viên tại Châu Âu chỉ thực sự làm việc 90 phút.

Thời gian còn lại trong ngày thì thường bị phân tán vào các việc khác như đọc tin tức, lướt mạng, nói chuyện với đồng nghiệp, ăn trưa, nghỉ giải lao uống cà phê, tìm giấy tờ tài liệu, đọc thư điện tử, giải quyết những chậm trễ không cần thiết, chơi và mơ mộng.

Thêm nữa, đó là một người làm việc hiệu quả so với rất nhiều những người khác. Ở nhiều nước khác, họ thậm chí làm việc còn ít hơn.

Thống kê này không thay đổi nhiều trong hàng thập kỷ, dù các công ty đầu tư nhiều vào các khóa học quản lý thời gian. Chúng ta có nhiều công nghệ trợ giúp chúng ta để được hiệu quả, nhưng cũng có nhiều thứ chúng ta làm phân tán.

Vấn đề là chúng ta vẫn áp dụng mô hình làm việc hiệu quả của thời đại công nghiệp cho những người làm việc trí óc. Có lý khi quan tâm đến số lượng giờ làm việc nếu hiệu quả mỗi giờ là như nhau. Phương pháp này có thể đúng cho những công việc lặp đi lặp lại, nhưng nó không áp dụng tốt cho những người làm việc đòi hỏi sáng tạo.

Đối với những người làm việc trí thức, điều gì khác biệt giữa một giờ hiệu quả cao nhất và một giờ hiệu quả thấp nhất ? Giờ hiệu quả cao nhất có thể được tăng kết quả công việc lên 10 lần so với các giờ khác.

Vậy có nghĩa gì nếu bạn giành nhiều thời gian tại văn phòng nếu bạn làm việc chưa đến 20% khả năng của bạn ? Tại sao không chỉ làm việc thực sự hiệu quả trong 90 phút và sau đó giành thời gian còn lại ở nhà ?

Liệu bạn có thể hoàn thành toàn bộ khối lượng công việc cho một ngày chỉ trong 90 phút ? 90 phút đó sẽ giống như thế nào ?

Tập trung

Dưới đây là một vài lời khuyên giành cho 90 phút hiệu quả cao):

1. Tập trung vào một chủ đề – Thay vì tập hợp các hoạt động một cách ngẫu nhiên, chọn một chủ đề rõ ràng. Điều này cho phép trí não của bạn vẽ ra một ngữ cảnh đặc biệt và đắm mình với nó, nó sẽ làm bạn hiệu quả hơn. Chủ đề của bạn có thể là một dự án bạn đang làm việc, hay bất cứ là gì để cho trí não của bạn hoàn toàn tập trung vào nó.

2. Định ra thời gian hoàn thành – Nhìn nhận sự tập trung của bạn như là một niềm hăng say giúp bạn nhanh chóng tiến tới đường giới hạn hoàn thành. Nhưng điểm hoàn thành ở đâu ? Nó giống điều gì? Có một mục tiêu rõ ràng rằng bạn chỉ có 90 phút sẽ giúp bạn tập trung. Đừng lo lắng nếu bạn không vượt qua điểm hoàn thành đó, nó là nơi giúp bạn tập trung, vì vậy hướng tới nó, nhưng chấp nhận rằng đôi khi bạn không làm được.

3. Viết lên danh sách các bước thực hiện - Viết ra danh sách hành động cụ thể bạn sẽ làm. Đối với nhiều việc điều này thì thật cần thiết. Nhưng cũng có những việc điều này không cần thiết khi các bước đã rõ ràng. Mình sẽ không viết danh sách hành động để viết một bài viết mới vì quá trình đó đã quá quen thuộc với mình, nhưng mình viết những ý tưởng và bước cho các dự án không quen thuộc để bắt đầu một cách dễ dàng.

4. Đảm bảo không bị dán đoạn: Làm bất cứ điều gì để đảm bảo rằng bạn không bị gián đoạn trong quá trình làm việc. Nếu cần thiết, nói với mọi người rằng bạn không rảnh trong vòng 90 phút, để họ biết rằng bạn sẽ rảnh sau đó. Khóa cửa phòng nếu bạn có thể. Nếu bạn không thể đảm bảo rằng bạn không bị gián đoạn trong nơi làm việc hiện tại, thì làm công việc đó ở nơi khác. Bạn sẽ hiệu quả hơn rất nhiều và sự tập trung của bạn sẽ sâu hơn nếu bạn biết chắc chắn rằng bạn sẽ không bị gián đoạn.

5. Tăng tốc làm việc – Tư duy nhanh. Hành động nhanh. Làm việc nhanh. Nếu bạn nhận ra bạn đang rất chập chạm, hãy tăng tốc. Tưởng tượng ra bạn đang trong một cuộc đua, và bạn phải duy trì tốc độ nhanh trong vòng 90 phút. Sau đó bạn có thể nghỉ ngơi. Cách làm này sẽ giúp bạn hoàn thành dễ dàng hơn.

6. Không cho phép tư tưởng bị phân tán – Trong quá trình tập trung, bạn phải làm công việc đã xác định trước và không làm gì khác. Tắt điện thoại của bạn. Tắt bất kỳ những thông báo nào có thể gián đoạn bạn. Tắt mạng internet trong thời gian này. Không uống cà phê hay nghỉ giải lao.

Mình nghĩ bạn nhận ra ý tưởng rồi.

Nghỉ giải lao thực sự

Rất nhiều người dành cả ngày làm việc một cách uể oải. Điều này giải thích vì sao họ dành 7-8 tiếng cho những việc cần 90 phút. Họ làm việc một cách chậm chạp và không hiệu quả. Thời gian làm việc của họ bị ô nhiễm bởi sự phân tán và gián đoạn. Phần lớn thời gian, họ chỉ làm việc nửa vời.

Thay vì làm việc uể oải, hãy luân chuyển giữa việc làm việc thực sự và nghỉ giải lao thực sự. Điều này sẽ rất hiệu quả, thậm chí, nếu bạn chỉ làm việc một nửa thời gian hay ít hơn.

Không nên đi từ tập trung làm việc này sang tập trung làm việc khác. Sau khi bạn hoàn thành một việc, mừng đánh dấu sự hoàn thành của bạn. Ước định công việc bạn đang ở đâu. Chuyển năng lượng của bạn và xem bạn cảm thấy thế nào.

Nếu bạn vẫn cảm thấy tràn đầy năng lượng, bạn có thể chỉ cần nghỉ giải lao ít phút. Lấy 5-10 phút, đi tắm, hay ăn hoa quả tươi. Cảm thấy tự do thoải mái để chuyển sang làm việc khác.

Nếu bạn cảm thấy mệt, tốt hơn bạn nên ăn một cái gì đó và chợp mắt một chút.

Nếu bạn cảm thấy cần hoạt động cơ thể, đi dạo hay tập thể dục.

Nếu bạn cảm thấy bạn cần làm mới lại tinh thần, bạn có thể ngồi thiền, nói chuyện, hay đọc một vài tài liệu truyền cảm hứng.

Sự nghỉ ngơi này nên kéo dài bao lâu ? Thực hiện chúng cho đến khi bạn sẵn sàng tập trung vào công việc khác. Đôi khi bạn có thể chỉ cần vài phút cũng có khi cần vài giờ, đặc biệt nếu công việc trước của bạn lấy bạn nhiều sức lực. Giữa các công việc, tìm sự đổi mới và đổi mới năng lượng của bạn cho đến khi bạn sẵn sàng tập trung vào việc khác.

Nhận ra rằng nếu trong một ngày chỉ với 90 phút bạn chỉ hoàn thành một, bạn vẫn làm nhiều việc như một người văn phòng làm việc trong cả 8 tiếng. Và nếu bạn chỉ hoàn thành 2 việc, bạn đã là 2 lần hiệu suất hơn phần lớn mọi người. Vào một ngày cực kỳ hiệu quả, bạn có thể hoàn thành 5 hay 6 công việc, điều này tương tự như bạn làm việc cả một tuần chỉ trong vòng một ngày.

Làm lượng công việc trong một tuần chỉ trong vòng một ngày

Một trong những giai đoạn hiệu quả nhất của mình là mình làm việc từ 9h sáng đến 12h, dùng 1 tiếng cho ăn trưa và sau đó làm việc từ 1h chiều đến 5-6h chiều. Nhưng mình chia công việc thành những phần nhỏ để tập trung sâu hơn.
Khi bắt đầu mỗi ngày, mình định ra những mốc quan trọng mình muốn hoàn thành. Sau đó mình lập danh sách những bước hành động trong ngày làm việc. Sau đó mình thực hiện những việc trong danh sách. Mỗi việc sẽ lấy của mình khoảng 45-90 phút để hoàn thành.

Thí nghiệm, Thực hành và kinh nghiệm

Nếu bạn không quen với cách luân phiên giữa tập trung làm việc và nghỉ ngơi, bạn có thể cần tập luyện phương pháp này trong một thời gian để quen với nó. Mình hy vọng bạn sẽ thực sự thích nó khi bạn tận hưởng kết quả. Làm công việc của cả ngày chỉ trong vòng 90 phút không chỉ hiệu quả mà nó còn tạo thêm động lực và năng lượng.

Chu kỳ 90 phút thì hoạt động tốt một khi bạn khởi động nhanh chóng. Nhưng bạn có thể tìm thấy chu kỳ ngắn hơn khoảng 45-60 phút cho bạn. Bạn có thể cũng tìm thấy chu kỳ dài hơn phù hợp với những công việc khác nhau. Thỉnh thoảng mình giữ 2.5 tiếng nếu mình cảm thấy tốt, đặc biệt khi mình viết một bài viết.

Nhiều người lập kế hoạch tập trung cùng với chu kỳ nghỉ ngơi và xếp thời gian cho các việc đó. Họ gắn liền công việc với thời gian bắt đầu và kết thúc. Hiển nhiên điều này giúp tâm trí của bạn tối ưu hóa hiệu quả nếu chu kỳ mọi ngày của bạn giống nhau.

Bạn có thể tập trung vào 5:30-7:00, 8:00-9h30, 10:30-12h, 1h-2h30 và 3:30-5h, nó cho bạn thời gian 90 phút tập trung với 1 h giải lao. Điều này rất hiệu quả khi nhìn thấy bạn làm việc một ngày tương đương với 7 ngày của các nhân viên văn phòng và bạn chỉ cần 7.5 tiếng.

Những người khác có thể thích cách tiếp cận có hệ thống hơn dựa trên năng lượng cần làm việc và nghỉ ngơi. Đây là cách mà mình thực hiện.

Một kế hoạch khiêm tốn nhưng hiệu quả cao có thể bắt đầu 3 việc một ngày. Bạn có thể dễ dàng hoàn thành công việc tốt theo cách này. Có rất nhiều người làm việc sáng tạo chỉ làm việc 3-5 giờ mỗi ngày, nhưng họ làm việc với sự tập trung cao độ và không có bất cứ sự gián đoạn nào trong thời gian đó.

Đừng đi theo trào lưu xã hội khuyên bạn làm việc nhiều hơn 8 giờ mỗi ngày để được hiệu quả. Điều này có thể đúng khi bạn làm việc chân tay và công việc lặp đi lặp lại, nhưng nó không đúng cho những người làm việc trí tuệ và sáng tạo. Có rất nhiều người yêu thích sự hoàn thành xuất sắc công việc khi làm việc trong thời gian ngắn với năng lượng, sự gắng sức và động lực cao.

Bài viết này được dịch từ bài viết «Do a Full Day’s Work in 90 Minutes» trên blog của Steve Pavlina. Từ « mình » trong bài viết này là Steve Pavlina