Khi mình còn ở trường đại học cách đây vài năm, mình quyết định thách thức bản thân bằng việc đưa ra mục tiêu tốt nghiệp đại học sau ba kỳ, đăng ký tất cả các môn học mà mọi người thường dành 4 năm để hoàn thành. Bài viết này sẽ giải thích cụ thể kỹ năng quản lý thời gian mà mình sử dụng để hoàn thành mục tiêu đó.

Để hoàn thành mục tiêu này, mình quyết định học 30-40 môn học mỗi kỳ, trong khi bình thường một sinh viên chỉ đăng ký 12-15 môn học. Điều này trở thành một nỗi ám ảnh và mình phải quản lý thời gian một cách xuất sắc nếu mình muốn hoàn thành mục tiêu. Mình bắt đầu đọc mọi thứ mà mình có thể tìm thấy về quản lý thời gian và tiến hành thực hành những phương pháp đó. Mình hoàn thành mục tiêu của mình bằng việc tốt nghiệp với hai bằng Đại Học (khoa học máy tính và toán học) trong chỉ 3 kỳ. Mình thậm chí còn ngủ 8 tiếng một đêm, quan tâm đến những thú vui thường ngày (nấu nướng, shopping…), có một cuộc sống xã hội cân bằng và tập thể dục 30 phút mỗi sáng. Trong kỳ đầu tiên, mình thậm chí còn đảm nhận một công việc toàn thời gian (40 giờ một tuần) với tư cách là một người lập trình game và giữ chức Chủ Tịch của Tổ chức máy tính (ACM) cùng với việc đăng ký 37 môn học với mức độ phức tạp cao về khoa học máy tính. Bạn bè cùng lớp cộng dồn tất cả giờ giấc cần thiết cho mỗi nhiệm vụ và kết luận rằng một tuần của mình phải có 250 giờ. Mình tốt nghiệp với 3.9 GPA và cũng nhận được giải thưởng đặc biệt của hội Khoa học máy tính hằng năm. Sau đó một trong những giáo sư dậy mình nói rằng họ có một thời gian chọn lựa dễ dàng người nhận giải thưởng bởi vì những gì mà mình làm trở nên rõ ràng với họ .

Mình không là một đứa trẻ thần đồng và đó là lần đầu tiên mình làm như vậy. Mình không có bất cứ một người thầy nào giúp mình, mình không biết bất kỳ một ai từng làm như vậy trước mình và mình không thể gọi điên cho ai đó để khuyến khích mình làm điều đó. Thực tế, hầu hết mọi người thường nản lòng khi mình nói với họ về điều đó. Điều này chỉ đơn giản là điều mà mình quyết định làm với bản thân.

Điều này phải lấy được niềm tin tuyệt đối của chủ tịch Khoa khoa học máy tính để phê chuẩn mỗi môn học thêm cho mình mỗi kỳ và bạn cùng lớp thường đảm bảo rằng mình hoặc lừa lọc hoặc có anh em sinh đôi hoặc mình đơn giản là tâm lý có vấn đề. Mình giữ yên lặng về những điều mình đang làm nhưng nếu ai hỏi mình đăng ký bao nhiêu môn học, mình không phủ nhận sự thật.

Mình không nói với bạn câu chuyện này để gây ấn tượng với bạn mà chủ yếu là gây sự tò mò trong bạn là làm thế nào để mình thực hiện điêu này. Mình làm điều này bằng việc áp dụng khái niệm quản lý thời gian đã được viết trong rất nhiều cuốn sách mà phần lớn mọi người đơn giản là không biết. Thói quen quản lý thời gian mình học được ở trường đại học đã giúp mình rất nhiều trong việc xây dựng công việc kinh doanh vì vậy mình muốn chia sẻ điều này với các bạn với mong muốn rằng bạn sẽ tìm được những giá trị cân bằng. Điều này cho phép mình tiết kiệm hàng năm học đồng thời cho mình khoảng 30 000$ để bắt đầu công việc kinh doanh (số tiền mình kiếm được vào kỳ cuối với tư cách là nhà lập trình game). Không quá khó nhọc, dưới đây là những điều mà mình học được từ quản lý thời gian:

1/ Rõ ràng là chìa khóa

Điều đầu tiên bạn phải biết chính xác bạn muốn gì. Trong khóa học Tae Kwon Do mà mình theo học, có một khẩu hiệu lớn trên tường ghi « Mục tiêu của bạn là vòng đai ». Điều này giữ cho mỗi học viên nhớ rằng tại sao họ phải trải qua các buổi huấn luyện khó khăn. Khi bạn làm việc cho chính bạn, bạn dễ dàng dành thời gian cả ngày trên bàn vào làm những việc không mang lại giá trị nào cả. Điều này hầu hết xảy ra khi bạn không thực sự rõ ràng về những gì mà bạn đang cố gắng làm. Vào thời điểm mà bạn nhận thức được chính bản thân bạn, hỏi bạn « Cái gì chính xác là điều mà mình đang cố gắng hoàn thành ? » Bạn phải biết điểm đến của bạn càng rõ ràng càng tốt. Hãy viết mục tiêu của bạn một cách cụ thể. Mục tiêu của bạn phải thật sự rõ ràng để khi một người lạ mặt nhìn vào hoàn cảnh của bạn một cách khách quan và đưa cho bạn một câu trả lởi tuyệt đối « Có » hoặc « Không » dù bạn có hoàn thành mục tiêu đó hay không. Nếu bạn không thể định nghĩa điểm đến của bạn một cách chính xác, làm sao bạn có thể đến được đó ?

Khoảng thời gian quyết định mà mình thấy có hiệu quả cho việc định nghĩa và thực hiện những mục tiêu cụ thể là 90 ngày hay khoảng thời gian một mùa. Trong khoảng thời gian đó, bạn có thể thực hiện những thay đổi sâu sắc nếu bạn có những mục tiêu rõ ràng trong suốt như pha lê. Hãy dừng lại một phút và viết ra những mô tả bạn muốn cuộc sống của bạn như thể nào trong vòng 90 ngày kể từ hôm nay. Bạn sẽ kiếm được bao nhiêu tiền. Bạn sẽ cân nặng bao nhiêu ? Ai sẽ trở thành bạn của bạn ? Nơi nào bạn sẽ cống hiến sự nghiệp ? Quan hệ của bạn sẽ như thế nào ? Trang web của bạn sẽ trông như thể nào ? Hãy cụ thể. Sự rõ ràng tuyệt đối sẽ đưa cho bạn sự sắc bén để giữ bạn trong cuộc đua.

Đơn giản như một chiếc máy bay tự lái phải liên lục được điều chính đường bay, bạn phải định kỳ nhìn lại mục tiêu của bạn. Kết nối lại với mục tiêu của bạn, viết mục tiêu bằng việc đọc chúng lại mỗi sáng. Dán chúng lên tường. Cách đây vài năm, mình đi vòng quanh căn hộ của mình và dán lên tường « 5000$/tháng ». Đó là mục tiêu thu nhập hàng tháng vào thời điểm đó. Bởi vì mình biết chính xác những gì mình muốn, mình hoàn thành mục tiêu đó chỉ trong vòng vài tuần. Mình tiếp tục thiết lập much tiêu thu nhập thậm chí thường xuyên xem lại, và mình thấy cách này rất hiệu quả. Nó không chỉ giúp mình tập trung vào những gì mình muốn – thậm chí đôi khi còn quan trọng hơn là điều dó làm nó trở nên dễ dàng với mình không quan tâm đến những gì không trên con đường mục tiêu của mình. Ví dụ, nếu bạn đặt ra mục tiêu kiếm 10 000$/tháng, điều này có thể giúp bạn ngừng làm những việc mà bạn chỉ kiếm được 5000$/tháng.

Nếu bạn vẫn không có điểm đến rõ ràng, thì đó là mục tiêu đầu tiên của bạn. Thật là một sự lãng phí thời gian khi đi qua cuộc đời mà không biết rõ ràng những gì mà bạn muốn. Phần lớn mọi người đắm trìm quá lâu vào trạng thái « Mình không biết những gì phải làm ». Họ chờ đợi một sức mạnh bên ngoài để giúp họ có được câu trả lời rõ ràng, không bao giờ họ tự tạo ra những mục tiêu rõ ràng. Thế giới chờ đợi bạn cho đến khi bạn tự thức tỉnh tâm trí bạn. Đừng chờ đợi thời điểm thích hợp – hãy tiến hành và trở nên bận rộn!

2/ Hãy thích ứng

Có một điểm khác biệt mấu chốt giữa biết điểm đến và biết con đường bạn sẽ sử dụng để đi đến đó. Bạn có thể không biết chính xác con đường đi đến mục tiêu của bạn. Mình tin tằng mục tiêu thực sự của việc lập kế hoạch thì đơn giản tới mức bạn vẫn tin rằng có một con đường có thể tồn tại. Chúng ta đều nghe nói rằng có 80% những nhà khởi nghiệp mới phá sản trong vòng 5 năm đầu tiên, nhưng điều lý thú hơn là hầu hết những công việc kinh doanh thành công đều không làm như cách ban đầu họ định ra. Nếu bạn nhìn vào những công việc kinh doanh thành công với những kế hoach kinh doanh khởi đầu, bạn sẽ tìm thấy điểm chung là bản kế hoạch ban đầu bị thất bại và họ đã thành công bằng việc thử những điều khác. Mình thích tổng quát hóa điều này để nói rằng không có bản kế hoạch nào sống sót khi liên lạc với thế giới thực.

Tác giả nổi tiếng và người kinh doanh Stephen Covey thường xuyên sử dụng khái niệm « toàn tâm trong lúc lựa chọn ». Điều này có nghĩa là bạn không nên đi theo bản kế hoạch một cách đui mù mà không có nhận thức đầy đủ mục tiêu của bạn. Vào lúc này, hãy nói rằng bạn đang làm theo bản kế hoạch tốt đẹp và sau đó một cơ hội bất ngờ xuất hiện. Bạn vẫn tiếp tục theo bản kế hoạch và đánh mất cơ hội hay bạn chạy theo cơ hội và ném bản kế hoạch của bạn đi ? Đây là nơi bạn phải dừng lại và kết nối với mục tiêu để quyết định cái gì là tốt nhất. Không có bản kế hoạch nào nên đi theo một cách đui mù. Bạn càng sớm nhận thức được sự không hợp thời của bạn kế hoạch, bạn càng phải toàn tâm vào thời điểm chọn lựa. Đôi khi bạn có thể đạt đến mục tiêu của bạn nhanh hơn bằng việc đi đường tắt. Thời điểm khác bạn phải đi theo bản kế hoạch ban đầu của bạn để tránh những sao nhãng nhỏ nhặt cái đưa bạn đi xa dần mục tiêu của bạn. Hãy cương quyết với mục tiêu của bạn nhưng hãy thích ứng với kế hoạch của bạn.

Mình tin rằng có một mục tiêu rõ ràng thì quan trọng hơn có một bản kế hoạch rõ ràng. Trên trường Đại học mình rất rõ ràng về mục tiêu của mình – tôt nghiệp chỉ trong vòng 3 kỳ – nhưng bản kế hoạch của mình thì thay đổi liên tục. Mọi ngày mình được thông tin về những dự án mới, thí nghiệm mới và mình phải thích ứng với sự thay đổi liên tục của các hoạt động. Nếu mình có gắng thực hiện các bản kế hoạch dài mỗi học kỳ, mình sẽ trở lên vô dụng trong vòng 24 giờ.

3/Sử dụng duy nhất một phương pháp

Thay vì sử dụng các hệ thống tổ chức phức tạp, mình sử dụng đơn giản danh sách viết bằng giấy và bút. Dụng cụ duy nhất của mình là cuốn sổ nơi mình viết tất cả những công việc và hạn hoàn thành. Mình không lo lắng về việc làm những gì trước hay ưu tiên. Mình đơn giản viết danh sách những việc cấp bách nhất phù hợp với thời gian mình có. Sau đó hoàn thành chúng và tiếp tục làm những việc khác trong danh sách.

Nếu mình có 10 giờ để viết, mình sẽ làm toàn bộ công việc thay vì xé nhỏ công việc đó. Mình thường làm dự án lớn vào cuốn tuần. Mình thường đến thư viện vào buổi sáng, tìm kiếm tài liệu cần thiết và sau đó quay về phòng và tiếp tục làm việc cho đến khi những dòng chữ cuối cùng được in ra. Nếu mình cần nghỉ ngơi, mình sẽ nghỉ. Mình không lo lắng dự án lớn thế nào hay bao nhiêu tuần các thầy giáo giao để hoàn thành. Một khi mình bắt đầu làm một việc, mình làm cho đến khi hoàn thành chúng 100%.

Cách làm việc đơn giản này giúp mình tiết kiệm một khoảng lớn thời gian. Đầu tiên nó cho phép mình tập trung cao độ vào mỗi công việc và làm chúng một cách hiệu quả khi mình làm việc. Bạn tiêu tốn nhiều thời gian vào việc thay đổi công việc bởi vì bạn phải nhìn lại hoàn cảnh cho mỗi công việc. Một công việc một thời điểm giảm sự mất thời gian. Thực tế nếu có thể mình chia thành nhóm công việc và sau đó làm tất cả trước khi chuyển sang nhóm công việc khác. Vì vậy mình làm tất cả các bài tập toán cho đến khi hoàn thành tất. Sau đó mình làm những bài lập trình. So đó mình làm những bài giáo dục. Theo cách này mình bắt tâm trí của mình theo cách Toán, Lập trình, Viết, Nghệ thuật và làm theo cách đó lâu nhất có thể. Mình tin rằng thói quen này giúp mình giữ được đầu óc thanh thản và không áp lực bởi vì tâm trí mình không bị phân tán bởi quá nhiều việc phải làm. Lúc nào mình cũng chỉ có một việc phải làm vào một thời điểm. Mình có thể quên mọi thứ cái không liêu quan đến những việc minh làm thời điểm hiện tại.

4/Thất bại là bạn của bạn

Hầu hết mọi người có nỗi sợ bẩm sinh với thất bại, nhưng thất bại thực sự là người bạn tốt của bạn. Những người thành đạt cũng thất bại rất nhiều bởi vì bọ thử sức rất nhiều lần. Vận động viên bóng chày nổi tiếng Babe Ruth phá vỡ kỷ lúc và cũng là người có kỷ lục thất bại nhiều nhất. Những người có được thành công lớn cũng là những người đã thất bại nhiều. Chẳng có gì sai và xấu hổ trong thất bại. Điều đáng tiếc nhất là không khi nào thử sức. Vì vậy đừng sợ thử sức để tăng năng suất của bạn. Đôi khi cách nhanh nhất để làm một việc gì đó là quyết định và làm nó ngay. Bạn luôn có thể thay đổi trong quá trình làm chúng. Đó là cách tiếp cận « Sẵn sàng, thất bại, mục đích » và thật ngạc nhiên, nó thì tốt hơn rất nhiều với cách tiếp cận thông thường « Sẵn sàng, mục đích, thất bại ». Lý do là sau khi bạn « thất bại » một lần, bạn tích lũy được kinh nghiệm để có thể điều chỉnh mục đích của bạn. Có quá nhiều người bị sa lầy vào kế hoạch và suy nghĩ và không bao giờ tiến tới hành động. Rất nhiều ý tưởng hay trôi qua bởi vì bạn bị chìm đắm trong trạng thái suy nghĩ.

Trong khi còn là sinh viên, mình đã thử rất nhiều những ý tưởng điên rồ và mình nghĩ rằng mình có thể tiết kiệm thời gian. Mình tiếp tục đọc những tài liệu về cách quản lý thời gian và áp dụng những điều mình học nhưng mình cũng nghĩ ra vài ý tưởng mới mẻ. Hầu hết những ý tưởng của mình đều thất bại nhưng cũng có vài ý tưởng hoạt động tốt. Mình sẵn sàng thất bại để có thể có cơ hội tìm ra được một phương pháp giúp mình hiệu quả hơn.

Hiểu rằng thất bại không là đối nghịch với thành công. Thất bại là một phần cơ bản của thành công. Một khi bạn đã thành công, không ai có thể nhớ những thất bại của bạn. Microsoft không phải là việc kinh doanh đầu tiên của Bill Gates và Paul Allen. Ai có thể nhớ được công việc kinh doanh đầu tiên của họ Traf-o-Data đã thất bại ? Chúng ta có được điện bởi vì Thomas Edison đã không từ bỏ sau 10 000 thử nghiệm thất bại. Nếu từ « Thất Bại » là một nỗi ám ảnh của bạn, thì hãy nghĩ: Bạn hoặc thành công hoặc bạn học được kinh nghiệm.

Loại bỏ nỗi sợ thất bại sẽ giúp bạn. Nếu bạn bị kích thích về việc hoàn thành một mục đích đặc biệt, nhưng bạn lại sợ không thể làm nó thì hãy quyết định làm nó dù kết quả là thế nào đi nữa. Thậm chí nếu bạn thất bại khi thử bạn sẽ học được những điều hay và có thể làm cho bạn tốt hơn lần sau. Nếu bạn nhìn vào những người thành công trong kinh doanh, bạn sẽ thấy điểm chung là hầu hết họ đều có một chuỗi thất bại trước khi có được thành công. Và hầu hết mọi người đều đồng ý rằng những thất bại trước là nhân tố cơ bản cho những thành công trong tương lai của họ. Lời khuyên của mình cho những ai muốn bắt đầu công việc kinh doanh mới là bắt đầu tuôn ra sản phẩm hay dịch vụ và đừng lo lắng nó sẽ đạt được thành công hay không. Có thể là không. Nhưng bạn sẽ học được rất nhiều bởi thực hiện hơn là bạn chỉ suy nghĩ.

5/ Làm ngay lập tức

W. Clement Stone, người đã xây dựng đế chế bảo hiểm trị giá hàng trăm triệu đô la, sẽ làm cho nhân công của ông ấy kể về câu nói « Làm nó ngay bây giờ » lặp lại mỗi khi bắt đầu một ngày làm việc. Khi bạn thấy xu hướng lười biếng và nhớ ra có một vài việc phải làm, hãy dừng lại và nói to lên « Làm nó ngay! Làm nó ngay! Làm nó ngay » Mình thường dán dòng chữ ngày trên mặt màn hình máy tính. Bạn sẽ mất rất nhiều thời gian khi không làm ngay và xem xét lại. Suy nghĩ và lập kế hoạch thì tốt nhưng hành động thì còn quan trọng hơn. Bạn sẽ không được trả công cho suy nghĩ và kế hoạch – bạn chỉ được trả cho kết quả của bạn. Khi bạn nghi ngờ, hãy hành động liên tục như thể không thể thất bại.

Điều bắt buộc là bạn phải học cách phát triển thói quen hành động ngay lập tức. Mình sử dụng quy tắc 60 giây trong hầu hết các quyết định của mình, không phân biệt quyết định đó quan trọng hay không. Một khi mình có tất cả các dữ liệu để quyết định, mình bắt đầu và đưa ra 60 giây để quyết định. Khi mình còn là sinh viên mình không mất nhiều thời gian vào nghĩ công việc hay lo lắng về khi nào sẽ làm chúng. Mình đơn giản làm chúng. Và ngày hôm nay khi mình cần quyết định bài viết nào sẽ viết tiếp, mình đơn giản lấy một chủ đề và viết về chúng. Mình tin rằng điều này là tại sao mình chưa bao giờ thử kinh nghiệm viết nháp. Viết nháp nghĩa là bạn sẽ ngập trong trạng thái suy nghĩ về viết gì thay vì viết chúng ra. Mình không phí phạm thời gian vào việc nghĩ viết gì bởi vì mình quá bận. Đó có thể bởi vì mình có thể viết hàng trăm bài viết một cách dễ dàng. Mỗi bài viết mình viết lại nảy sinh ra thêm ít nhất hai ý tưởng mới, vì vậy danh sách các ý tưởng của mình tăng lên theo thời gian. Mình không thể tưởng tượng một ngày không còn ý tưởng mới mẻ.

Những quyết định chậm trễ sẽ chỉ có những kết quả tồi vì vậy khi bạn đối mặt với sự mơ hồ, hãy quyết định. Nếu quyết định đó sai, bạn sẽ biết nó sớm. Rất nhiều người có thể bỏ ra hơn 60 giây chỉ để quyết định họ sẽ ăn gì cho bữa tối. Nếu mình không thể quyết định ăn cái gì, mình đơn giản gọt một quả táo, cắt một quả chuối và bắt đầu ăn và đôi khi mình nhận ra đó thực sự là những thứ mà mình muốn ăn. Nếu bạn có thể quyết định nhanh, bạn có thể dành thời gian còn lại cho hành động.

Một nghiên cứu chỉ ra rằng người quản lý tốt nhất trên thế giới có khả năng hành động nhanh chóng với những dữ liệu mâu thuẫn. Nếu bạn chờ để có những dữ liệu tốt để quyết định, cơ hội có thể không còn. Khi bạn không có dữ liệu hãy dựa vào kinh nghiệm và trực giác bản thân. Nếu một quyết định có thể làm được, hãy làm chúng ngay. Nếu bạn không thể quyết định, hãy để chút thời gian đến khi nào bạn có thể xem xét lại những ý kiến và quyết định. Sự không quết đoán là một cách mất thời gian. Đừng giành hơn 60 giây để quyết định. Quyết định hành động và để thế giới nói với bạn liệu bạn có sai không và bạn sẽ sớm xây dựng đủ kinh nghiệm để quyết định một cách thích hợp và thông minh.

Bài viết này được dich từ bài viết «Do It Now» của Steve Pavlina